PTA役員の引き継ぎノートを作ろう!

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PTAに限ったことではありませんが初めての仕事を引き受けるときは何をするのか仕事の流れはどうなっているのかわかりません。
そんなときに必要なのが「引き継ぎ」です。あなたが所属するPTAではどのように引き継ぎを行っていますか?
ビジネスにおいては何事にもパソコンが幅を利かせていますがPTAの引き継ぎに至っては口頭で行っているというのも珍しくないようです。
そこで引き継ぎに困らない方法について調べてみました。

役員の仕事内容がわからない?!

これは学校のPTAではなく子どもが通っていたバレエ教室の保護者会での話です。そのバレエ教室ではしばらく同じ方が,続けて保護者会の役員を引き受けてくださっていました。
しかしその方のお子さんがバレエをやめることとなりついに役員交代のときが来ました。そこでいざ次の方が引き継ぎを受けようとすると引き継ぎ資料なるものが何もない?!引き継ぎは口頭で簡単に行われ次の方は役員の年間のスケジュールさえ把握できなかったと言います。
このように長いこと同じ方が役員をしていると引き継ぐ必要を感じないことがあります。仕事の流れは頭に入っていたりその人自身の感覚で覚えていたりするためわざわざ何かに書き残す必要性を感じないのです。こんな感じ?なんとなくやっていけばわかるよ。いえいえそれは経験者だから言えることなのです。その人の頭の中にあることを口頭で伝えられただけではそのほんの一部も理解できないのが普通だと思います。
この引き継ぎとも言えない引き継ぎを受けたその人はその後自分が次の人に引き継ぐためにせっせと引き継ぎノートなるものを作成してくれました。
これはバレエ教室に限った話ではなくPTA役員の引き継ぎにおいても同じようにベテランさんから口頭のみの引き継ぎで済まされたり,また,係ごとの引き継ぎ資料はあるけれどPTA役員の全体像の見える資料がなく役員総入替のような状況でほかの係との連携がとれなくなってしまったり,さらには引き継ぎ資料はあるけど情報が古いまま更新されていなかったりということは,ままあるようです。
そこで活用しやすい引き継ぎノートの作り方について考えてみようと思います。

引き継ぎノートの作り方

引き継ぎ資料があっても活用できるものでなければ意味がないですよね?
引き継ぎノートをつくるポイントは

  • 年間の仕事の流れが把握できる
  • 各仕事の内容を把握できる
  • どのような配布物があったか把握できる
  • ほかの役員の仕事との関連が把握できる

などがあげられます。
年間の仕事の流れについてはお仕事カレンダーのような形で前年度の日にち単位でのスケジュールがあると実際に仕事の予定が立てやすくなります。各仕事の内容については仕事ごとのスケジュールや進め方(手順),それに改善点や反省点があれば仕事をより良くしていくことができると思います。PTA役員の仕事は交代で行うことが多いため,経験者の気付きや反省点などはぜひ残して次へつなげていってほしいと思います。
配布物については毎年似たような配布物があるため電子ファイルなどで残してもらえるとパソコンや作文が得意でない方や時間がない場合などはとても助かると思います。
さらに自分のしている仕事がほかの仕事とどのように関連しているのかがわかると自分の仕事の関係者を把握することにもつながるだけでなくほかのPTA役員の人たちとの協力関係が築きやすくなると思います。人と協力することは仕事をしやすくする環境作りにもつながります。

まとめ

引き継ぎは最低限,担当ごとには行われています。
しかしPTA役員の引き継ぎを考える際にはぜひともPTA全体での引き継ぎも視野に入れてほしいと思います。PTAの仕事をしていて「あの人しか知らない」「誰の仕事か,わからない」では困ります。
役員の方はみなさん忙しい中,時間をやりくりしたうえでPTAの仕事をしています。貴重な時間を無駄にしないためにも情報共有は大切だと思います。
また引き継ぎノートは書面だけで残すのではなく電子データとしてUSBなどで残すと引き継いだ人が上書きしやすく便利です。
引き継ぎノートの目標は「見た人は誰でも仕事を始めることができるもの」です。
自分の次に仕事をする人のために良い引き継ぎノートを作ってくださいね。

ABOUTこの記事をかいた人

女の子2人,男の子2人を持つ母です。 趣味は読書。 とにかく本が大好きです。 我が家のプレゼントは誕生日もクリスマスも絵本! 「母さんがほしいだけでしょ!!」 気付いた長女に成長を感じる今日この頃です。